Casi di Successo

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MAIL HANDLING INTERNATIONAL SMISTA LE LETTERE CON LA TECNOLOGIA DI SCANSIONE DEI CODICI A BARRE DATALOGIC

PANORAMICA

Mail Handling International (MHI) è stata fondata nel 1996 e si è rapidamente sviluppata fino a diventare una realtà industriale a livello internazionale. Nel 1998 l’azienda, fondata dagli imprenditori Paul Brown e Alex Lawson, si specializzò nel settore della posta internazionale. E dopo 20 anni la società continua ad evolversi per soddisfare i mutevoli requisiti di un mercato -quello postale- che nell'era digitale è in continuo mutamento. I clienti di MHI includono sia importanti aziende del settore bancario e finanziario, che editori britannici e alcune tra le principali agenzie pubblicitarie del Regno Unito, che devono rispettare adempimenti internazionali e gestire le spedizioni delle riviste, attività di direct mail e programmi di campionamento (non so’ cosa intende per “sampling programmes”). Il software interno all'azienda ha ridefinito il modo in cui la posta viene inviata in tutto il mondo, permettendo di fornire una ineguagliabile gamma di servizi postali ai propri clienti, anche alle aziende più piccole che possono così raggiungere i mercati internazionali in modo più efficace e semplice.

 

LA SFIDA

Mentre molte aziende, per comunicare con i propri consumatori, continuano a investire pesantemente nei canali di marketing digitale, un sito di social media in rapida crescita, cliente di MHI, ha deciso di ritornare a metodi più tradizionali, utilizzando la posta stampata per attirare nuovi visitatori sul proprio sito.

Alex Lawson, direttore di MHI, spiega come la crescente domanda da parte dei propri clienti di poter gestire la corrispondenza tradizionale in modo personalizzato, abbia spinto ad investire in soluzioni di lettura Datalogic; “Quando ci siamo occupati per la prima volta di questo particolare cliente, gestivamo per loro circa 50 articoli di posta al giorno, con lettere inserite a mano nelle buste. In meno di tre anni, il volume è rapidamente aumentato a oltre 100.000 pezzi al giorno. Per supportare questo significativo aumento di lavoro e garantire al cliente una precisione del 100%, dovevamo investire in nuovi macchinari per automatizzare la chiusura di ogni lettera."

La macchina imbustatrice esistente riusciva ad inserire lettere nelle buste ad una velocità compresa tra circa 4.000 e 5.000 all'ora, una percentuale che non permetteva di raggiungere l'obiettivo. Questo limite iniziale è stato rapidamente superato con l’acquisto di un’imbustatrice in grado di gestire circa 20.000 lettere all'ora. Ma era necessario prendere in considerazione un ulteriore livello di complessità: al momento dell'imbustamento, MHI doveva assicurarsi che la lettera fosse quella corretta da inserire nella busta corrispondente.

"Il testo di ogni lettera è personalizzato per il destinatario in diversi punti", spiega Lawson. "Inoltre, per migliorare ulteriormente la personalizzazione, le buste non hanno una finestra di lettura dove poter visualizzare l'indirizzo, ma bensì vengono stampate con l'indirizzo del destinatario in modo che sembri che sia stata scritta a mano.  Far combaciare sempre questo processo in modo corretto è vitale per il successo del mailing del cliente, quindi era di fondamentale importanza trovare una soluzione che potesse garantire la precisione di corrispondenza del 100% a questi volumi e velocità ".

 

LA SOLUZIONE

Dopo aver lavorato con successo su altri progetti di scansione e acquisizione dati in altri ambiti aziendali, MHI si è rivolto a Data ScanSys, azienda specializzata in sviluppo di sistemi di visione e acquisizione dati, che gli ha permesso di identificare la soluzione migliore per le loro necessità applicative.

"In altri progetti sviluppati precedentemente con MHI, avevamo installato i lettori di codici a barre fissi Datalogic Matrix 300N. Non avevamo dubbi sul fatto che la stessa tecnologia sarebbe stata perfetta anche per questa nuova applicazione", commenta Rob Milson di ScanSys. "Proponiamo sempre i prodotti Datalogic come parte integrante delle soluzioni che forniamo e, a nostro avviso, la gamma Matrix in particolare è la migliore del settore per ciò che riguarda la decodifica ad alta velocità, con la massima precisione."

ScanSys ha installato due lettori Matrix 300N sulla nuova macchina imbustatrice. Il design compatto del prodotto Datalogic ha permesso di posizionare esattamente ciascuno di questi dispositivi nel punto più appropriato. Appena prima che la lettera venga inserita nella busta, il Matrix acquisisce un codice a barre postale 2D stampato sulla busta. Allo stesso tempo e nella stessa fase di lettura, viene anche catturato un codice 2D presente sulla lettera.

Le informazioni acquisite da ciascun codice vengono trasferite al sistema di controllo touchscreen QV400 di Scansys, che esegue un'applicazione software realizzata apposta per verificare che ci sia la giusta corrispondenza tra i dati acquisiti, utilizzando identificatori univoci contenuti nei due codici a barre. In caso di mancato riscontro, il sistema di controllo invia un segnale alla macchina di interrompere immediatamente la produzione ed evitare eventuali errori. Oltre a questa attività, vengono registrati anche i dati del codice a barre per fornire a MHI e ai suoi clienti le informazioni sulla data e ora del momento in cui ogni lettera è stata chiusa.

 

I RISULTATI

Nei due mesi successivi all'installazione, utilizzando il nuovo sistema, MHI ha abbinato e chiuso 2,6 milioni di buste. In media, 4.16 abbinamenti vengono verificati ogni secondo. "La soluzione Datalogic e ScanSys ha già notevolmente migliorato la nostra produttività e ci ha dato maggiore sicurezza sulle attività di abbinamento", afferma Lawson. Prima del sistema automatizzato, il personale di MHI non era in grado di eseguire controlli sull'accuratezza del processo in modo continuativo. Se viene rilevata una non corrispondenza, si dovrebbe impiegare una notevole quantità di tempo per verificare ciascuna busta e identificare dove il processo è andato fuori sincrono.

"In media facevamo un controllo a campione con una cadenza di circa ogni 500 articoli", continua Lawson. "Se la non conformità dovesse essere scoperta al numero 3 di 500, non solo ci vorrebbe molto tempo per identificare il punto di errore originale, ma significherebbe anche che ogni lettera da quel punto in poi dovrebbe essere ristampata e rimbustata. Lavorando insieme, i lettori Datalogic e il sistema di controllo ScanSys ci consentono di controllare e verificare ogni singola lettera, per garantire sempre una correlazione esatta. L'intero processo avviene in una frazione di secondo e qualsiasi incongruenza può essere rapidamente corretta. "

Jamie Dickinson, Country Manager UK&I di Datalogic conclude: "È fantastico vedere che l'uso innovativo da parte di MHI della tecnologia di scansione Datalogic ha già avuto un impatto eccezionalmente positivo sulla loro attività e spero che la nostra continua collaborazione con ScanSys , permetterà loro di mantenere elevati standard di qualità tutte le volte che forniscono i loro servizi postali ai propri clienti".