Casi di Successo

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Un data entry automatico al posto di un processo cartaceo di registrazione manuale dei dati migliora la gestione del paziente

Uno dei principali ospedali Inglesi sceglie gli scanner Gryphon™ per gestire i dati dei pazienti in maniera elettronica


Overview

Il Wythenshawe è un ospedale pubblico di Manchester, clinica universitaria che fa parte del South Manchester NHS Foundation Trust. Si tratta di una fondazione ospedaliera che, oltre ad essere un centro di istruzione e di ricerca, fornisce servizi al Wythenshawe Hospital e al Withington Community Hospital.


La sfida

Il sistema di registrazione dei dati dei pazienti usato dall’ospedale Whitenshawe era di tipo tradizionale, basato su un processo cartaceo di inserimento manuale dei dati. Meno affidabile di un data entry automatico, a lungo andare, questa gestione rischiava di provocare problemi molto più gravi dovuti a possibili errori umani. Per la struttura ospedaliera, l’errore che peggiora le condizioni di salute di un paziente o addirittura ne provoca la morte, genera grosse complicazioni legali. Inoltre, era dispendioso in termini di tempo quando dottori ed infermieri dovevano recuperare i dati dei pazienti e ricompilare le ricette le ricette manualmente.


Oggi, gli ospedali pubblici del Regno Unito hanno la responsabilità di implementare nuove procedure e tecnologie utili a migliorare la cura dei pazienti nonché a ridurre i costi generali delle tasse. Perciò, dopo un’attenta analisi del proprio processo di inserimento dati, l’ospedale Whytenshawe ha deciso di adottare una nuova tecnologia che fosse in grado di gestire correttamente tutte le informazioni relative al paziente.


La soluzione

Dopo aver provato diverse soluzioni, l’ospedale Whitenshawe ha deciso di adottare una soluzione basata sulla lettura dei codici a barre. In particolare, è stato scelto il Gryphon Desk di Datalogic che permette allo staff dell’ospedale di leggere il codice a barre stampato sulle cartelle cliniche dei pazienti. Con l’automazione di questa attività, è possibile richiamare immediatamente in automatico la cartella clinica elettronica.


Darren Wildman, direttore vendite di Kelgray, afferma: “Wythenshawe utilizzava già i codici a barre nel precedente sistema cartaceo e desiderava utilizzare la stessa tecnologia per eliminare la necessità di inserimento dei dati mediante tastiera, in linea con il nuovo Sistema di amministrazione dei pazienti (PAS), previsto dal National Programme for IT.”


Kelgray - società specializzata nell’implementazione di sistemi bar code - ha lavorato in stretto contatto con Wythenshawe per assicurare che, dopo la trasformazione dei dati in codici a barre, una volta letti s’interfacciassero con il PAS e le informazioni fossero visualizzate correttamente in tutti i campi del sistema – consentendo a tutti gli utenti autorizzati di tracciare ed archiviare i dati dei pazienti da qualsiasi PC dell’ospedale.


Wildman aggiunge: “Sapevamo che Whythenshawe disponeva di diversi sistemi di archiviazione dei vari tipi di annotazioni e desideravamo centralizzare tali informazioni in un unico record principale, che potesse essere richiamato da qualsiasi luogo dell’ospedale. Abbiamo configurato i Gryphon in modo che assicurassero la raccolta di tutti i dati come da tastiera e li abbinassero correttamente al sistema iPM centrale”.


Spiega Martin Hobson, Direttore progetto infrastrutture IT: “L’ospedale Wythenshawe ora utilizza i lettori di codici a barre di Datalogic. Infermiere, segretarie mediche e altro personale clinico, utilizzano i lettori collegati ai PC per leggere i codici a barre sulle cartelle dei pazienti e richiamano così in automatico la loro cartella clinica elettronica, eliminando completamente l’inserimento manuale dei dati”.


Hobson afferma inoltre: “Abbiamo scelto Datalogic per la sua reputazione e per la robustezza dei lettori Gryphon. Questi scanner hanno funzionato senza alcun problema. Datalogic e il loro Quality Partner hanno fatto un ottimo lavoro nel supportarci con la programmazione dei lettori. Non ci saremmo riusciti senza il loro aiuto”.


I risultati

Kelgray afferma che, migliorando precisione, disponibilità e velocità nella raccolta dei dati gli ospedali possono beneficiare dell’accesso istantaneo ai dati dei pazienti.


Il tutto si trasforma in una maggiore produttività e facile rintracciabilità dei vari elementi, quali ad esempio risultati di esami, raggi x, ecc.


“Ora possiamo tracciare i pazienti attraverso le loro cartelle cliniche sul nostro sistema Lorenzo IPM, dall’accettazione fino alle dimissioni dall’ospedale”, afferma Hobson.


“Finché tutti i dati sanitari e le annotazioni dei casi dei pazienti non saranno completamente in formato elettronico, tutte le fondazioni NHS dovranno gestire i dati a livello cartaceo nel modo più efficiente possibile”. I lettori di codici a barre Gryphon vengono inoltre utilizzati per gestire l’ubicazione e la distribuzione delle cartelle cliniche cartacee all’interno della fondazione. In questo modo evitiamo che le cartelle vengano collocate erroneamente, fornendo così una più efficiente cura dei pazienti.


Prosegue Hobson: “Il lettore stesso identifica in modo automatico due diversi tipi di codici a barre, in modo tale che le informazioni fornite all’applicazione vengano trasferite in maniera corretta. Se non avessimo avuto una soluzione di codici a barre fattibile, avremmo dovuto ri-etichettare manualmente 10.000 cartelle di pazienti e alla fine oltre 250.000 records. La rietichettatura avrebbe avuto un costo enorme, perciò l’utilizzo dei lettori ha permesso di risparmiare parecchio denaro pubblico.”


Wythenshawe è stata una delle prime fondazioni ospedaliere ad integrare una soluzione bar code nella propria infrastruttura IT. Ora sta valutando la possibilità di estendere l’utilizzo dei codici a barre in altre applicazioni utili a migliorare la tracciabilità delle informazioni, quali ad esempio la gestione dei dati delle sacche del sangue e dei cinturini dei pazienti.


Cliente

Wythenshawe Hospital


Settore

Sanità


Segmento

Ospedali


Applicazione

Track and Trace


Paese

Regno Unito


Prodotto Datalogic

Gryphon™ Desk


Partner Datalogic

Kelgray